Interne Kommunikation

Motivierte Mitarbeiter als Schlüsselfaktor

Die interne Kommunikation zielt darauf ab, Mitarbeitern komplexe Unternehmensprozesse und -themen transparent zu machen, Einsicht in die Notwendigkeit unternehmerischen Wandels zu schaffen und Identität zu stiften. Eine erfolgreiche interne Kommunikation setzt deshalb eine besondere Kommunikationsarchitektur voraus, die das Verständnis für die vielschichtigen und gravierenden Unternehmensthemen vertieft.

Besser intern kommunizieren

Unternehmensfusionen, Umstrukturierungen, Reorganisationen, Qualitäts- und Effizienzprogrammen sowie Mitarbeiterbeteiligungsprogrammen sind Beispiele für Themen, die in der internen Kommunikation eine zentrale Rolle spielen.

Denn jedes Unternehmen und jede Institution ist einem permanenten Wandel unterworfen. Die Gründe dafür liegen in einem sich ständig verändernden Marktumfeld – beispielsweise durch technologische Innovationen – und einem immer intensiven Wettbewerb. Aber auch der steigende Internationalisierungsgrad sowie notwendige Neupositionierungen und Restrukturierungen tragen zu diesem Wandel bei.

Beispielreferenz für interne Kommunikation: Bayer Triple-i.

Gleichzeitig gilt: Mitarbeiter sind die wichtigsten Botschafter des Unternehmens. Sie tragen ihre Meinungen und Einstellungen zum Unternehmen tagtäglich in die Öffentlichkeit – sowohl bei beruflichen Kontakten wie auch im privaten Umfeld. Deshalb hat die interne Kommunikation höchste Priorität wenn es darum geht, Meinungen und Einstellungen zum Unternehmen nachhaltig zu gestalten.

Um in grundlegenden Veränderungsprozessen Motivation und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter zu fördern, die Mitarbeiter zu überzeugenden Repräsentanten des Unternehmens zu machen und in der Folge den unternehmerischen Erfolg sicherzustellen, wird eine besondere Kommunikationsarchitektur notwendig, die das Verständnis für die vielschichtigen und gravierenden Unternehmensthemen vertieft. Beim Lösen dieser Aufgaben verfügt SpiessConsult über eine langjährige Erfahrung. Unser Spektrum reicht von der Beratung/Konzeption bis zur kompletten Durchführung von internen Kampagnen und Initiativen, auch international. Themen der internen Kommunikation sind:

Change Management

Das Change Management umfasst alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten, die eine umfassende, bereichsübergreifende und inhaltlich weitreichende Veränderung in einem Unternehmen oder einer Organisation bewirken sollen. Diese Veränderungen müssen von Mitarbeitern aktiv mitgetragen werden. Denn nur so lässt sich sicherstellen, dass die angestrebten Ziele – beispielsweise die Umsetzung von neuen Strategien, Strukturen, Systemen und Prozessen – auch wirklich erreicht werden können.

In der Praxis scheitern jedoch zwei von drei Change-Projekten (Quelle: Harvard Business Manager vom 28.01.2013). Die Gründe dafür sind hauptsächlich in einer schlechten Kommunikation zu suchen: Mitarbeiter sträuben sich gegen Veränderungen, weil sie sich unzureichend informiert fühlen und die Ziele, die hinter der Veränderung stehen, nicht nachvollziehen können. Auch die Angst, dass der Change-Prozess liebgewonnene Gewohnheiten in Frage stellt, ist allgegenwärtig.

Dass zielführende Kommunikation in Change-Prozessen eine entscheidende Rolle spielen kann, zeigt eine Studie von McKinsey aus dem Jahr 2010. Danach lässt sich die Erfolgsrate von Change-Projekten auf erstaunliche 79 Prozent steigern, wenn die Mitarbeiter von den notwendigen Veränderungen überzeugt sind, sich als Teil davon verstehen und die Umsetzung selbst vorantreiben. Dazu ist eine zielführende interne Kommunikationsarbeit unerlässlich.

Corporate Social Responsibilty

Immer mehr Unternehmen verstehen sich als Teil der Gesellschaft und nehmen die dahinter stehende Verantwortung entschlossen wahr. Jedes Engagement, das dabei über die gesetzlichen Forderungen (Compliance) hinausgeht, wird unter dem Begriff Corporate Social Responsibility (CSR) zusammengefasst. Wichtiger Aspekt von unternehmerisch verantwortlichem Handeln sind beispielsweise die Aktivitäten im unternehmerischen Umfeld (Markt und Produktverantwortung), relevante ökologische Perspektiven, aber auch die Verantwortung gegenüber den eigenen Mitarbeitern und anderen Anspruchs- bzw. Interessengruppen (Stakeholdern).

Die Corporate Social Responsibilty-Aktivitäten offensiv zu kommunizieren, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. So können Unternehmen ihre Glaubwürdigkeit verspielen, wenn die CSR-Kommunikation zu werblich auftritt. Vielfach werden „Greenwashing“-Vorwürfe laut, wenn die Kommunikation zu sehr an Reklame erinnert. Am glaubwürdigsten werden die CSR-Aktivitäten wahrgenommen, wenn sie als Teil der Unternehmenskultur verstanden werden. Deshalb hat die interne Kommunikation bei einer angemessenen Darstellung des CSR-Engagements eine Schlüsselrolle. Die Mitarbeiter müssen CSR als wichtiges Unternehmensanliegen verinnerlichen und können dieses Selbstverständnis als glaubwürdige Unternehmensbotschafter nach außen tragen.

Corporate Compliance

Compliance bedeutet gesetzmäßiges und regelkonformes Verhalten. Jeder Mitarbeiter hat in seinem Unternehmen die Pflicht, im beruflichen Handeln die unternehmensspezifischen und gesetzlichen Regeln einzuhalten. Denn jeder Mitarbeiter beeinflusst durch sein berufliches Handeln das Ansehen des Unternehmens. Während es Jahre dauert, einen guten Ruf aufzubauen, kann er durch unüberlegtes und regelwidriges Handeln möglicherweise nur eines einzelnen Mitarbeiters von einer Sekunde auf die andere beschädigt werden. Um dies zu verhindern, müssen alle Mitarbeiter die hohe Bedeutung von Compliance verinnerlichen.

Als Thema der internen Kommunikation schließt die Compliance-Kommunikation die unterschiedlichsten Maßnahmen ein. Denn neben der Information und Aufklärung über die jeweils geltenden Richtlinien und Rechtsgrundsätze gilt es auch, die Mitarbeiter zu schulen und das trockene Thema Compliance für die Mitarbeiter anfass- und erlebbar zu machen. So sollte Compliance nicht nur als restriktiver Verhaltenskodex verstanden werden. Vielmehr geht es darum, Compliance in das Selbstverständnis unternehmerischen Handels zu integrieren und in alle Arbeits- und Geschäftsabläufe bereits im Vorfeld miteinzubinden. Um diese Ziele zu erreichen, ist die interne Kommunikation ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Diversity

Die Veränderung der Gesellschaft, die durch demografischen Wandel und kulturelle Vielfalt geprägt wird, kennzeichnet auch die Belegschaftsstruktur in nahezu allen Unternehmen. Dies zeigt sich beispielsweise in einem anwachsenden Altersdurchschnitt, einer erhöhten Erwerbstätigkeitquote von Frauen oder am steigenden Anteil von Mitarbeitern mit anderem kulturellen Hintergrund. Diese Vielfalt zu managen und daraus sogar Vorteile für das Unternehmen zu generieren, ist Aufgabe eines sogenannten Diversity Managements, das die Unternehmen aber auch vor neue Herausforderungen stellt.

Denn die personelle Vielfalt verspricht zwar mehr Erfahrungshintergründe und Meinungen, die sowohl die Kreativität als auch die Innovationskraft des Unternehmens fördern können. Dem gegenüber steht jedoch das Risiko, die Komplexität der Kommunikation durch ein Zuviel an Vielfalt zu erhöhen. Aufgabe der internen Kommunikation ist es deshalb, Konzepte und Maßnahmen zu entwickeln, die das Potenzial einer vielschichtigen Belegschaft konsequent heben – ohne dabei den internen Kommunikationsfluss zu behindern. In diesem Zusammenhang stellt der Internationalisierungskurs vieler Unternehmen, der die Diversität der Gesamtbelegschaft noch einmal deutlich erweitert, die interne Kommunikation vor zusätzliche neue Herausforderungen.

Innovationsmanagement

Der Erfolg eines Unternehmens hängt entscheidend davon ab, Veränderungen im wirtschaftlichen Umfeld schnell zu erkennen und ihnen mit bedarfsgerechten Lösungen, aber auch mit zeitgemäßen Strukturen und Technologien zu begegnen. Der Wissensvorsprung und das Innovationspotenzial gehören entsprechend zu den wichtigsten Triebfedern des Geschäfts und haben zusätzlich eine sehr hohe Relevanz bei der Beurteilung der Leistungs- und Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Deshalb ist es wichtig, im Unternehmen eine Innovationskultur fest zu etablieren und das Innovationspotenzial der Mitarbeiter gezielt zu heben.

Dennoch sind das Kommunikationsmanagement und Innovationsprozesse in deutschen Unternehmen vielfach noch unzureichend verknüpft. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie der Universität Leipzig, Institut für Kommunikations- und Medienwissenschaft. Die geforderte Verknüpfung lässt sich jedoch nur mit einer intelligenten, strategisch angelegten internen Kommunikationsarbeit erreichen – einer Kommunikation, die beispielsweise Open-Innovation-Prozesse initiiert, Anregungen und Impulse zur Ideen- Innovationsentwicklung gibt, Spielräume für Kreativität lässt und so eine Innovationskultur im Unternehmen gezielt fördert.